議事録の類は時系列で揃えておく

株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、経営会議議事録、部門会議議事録など、法人には様々な種類の議事録があります。
法律によって作成する義務があるものや、会社が記録を残すために任意で作成しているものなど、議事録によって重要度や役割は異なりますが、議事録を作成する主な理由は次の通りです。

  1. 会議で決定した内容を記録するため
  2. 会議の経緯を記録するため
  3. 責任の所在を明らかにするため
  4. 関係者への情報共有するため
  5. 役所等での手続時に提出するため
●議事録は時系列で整理しておく

議事録は、外部の機関などから写しの提出を求められることがあります。たとえば、法務局で会社の登記事項を変更するときや、金融機関から新規の借入をするとき、税務調査のときなどです。
規模の小さな法人の場合、議事録を作成していないことも多く、提出を求められてから作成することが多いかもしれません。少し前の決定事項であればそれも可能ですが、いざ必要となったときにだいぶ前の議事録を作成しようと思っても、「いつ」「誰が」「何を」「どのように決定したか」など、あやふやな記憶を辿って作成することになってしまい、好ましくありません。また、当時の出席者の押印をもらう必要が出てくるなど、思わぬ手間が発生する可能性もあります。
特に、法律で義務付けられている議事録や、会社の運営にとって重要な事項を決定したときの会議の議事録、会社の規程(福利厚生制度など)を制定した時の議事録などについては、その都度きちんと作成しておき外部から提出を求められたときに速やかに探し出せるよう、種類別に時系列で整理し、ファイリングしておくと良いでしょう。

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インボイス制度(適格請求書等保存方式)2023年10月1日開始

令和5年(2023年)10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度が開始されます。適格請求書(インボイス)を発行できるのは、「適格請求書発行事業者」に限られ、この「適格請求書発行事業者」になるためには、登録申請書を提出し、登録を受ける必要があります。

  • 適格請求書(インボイス)とは
    売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。
    具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータをいいます。
  • インボイス制度とは
    <売手側>
     売手である登録事業者は、買手である取引相手(課税事業者)から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません(また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります)。
    <買手側>
     買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手(売手)である登録事業者から交付を受けたインボイス(※)の保存等が必要となります。
    ※買手は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項(インボイスに記載が必要な事項)が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することで、仕入税額控除の適用を受けることもできます。

■参考書籍■
【新版】本当使える節税の本(社長、そんな節税ではあとがコワイです!)
冨田健太郎/葛西安寿 箸
株式会社自由国民社 発行

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吾輩は猫である。名前はまだない。どこで生れたか頓と見当がつかぬ。何でも薄暗いじめじめした所でニャーニャー泣いていた事だけは記憶している。

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