書類の整理と保存①

営業が始まると、会社は見積書や請求書、領収書、税務署への申告書などさまざまな書類を作成します。また得意先や仕入先などの取引先からは、請求書や見積書など、さまざまな書類が送られています。
書類の整理は時間ができたらしようなどと思い、書類をとりあえず机の上に積んでおく方がいらっしゃいます。起業をしたばかりの皆さんは、毎日、営業などで大忙しでしょうから、それはそれで仕方がない面もあるかもしれません。でも机の上の書類の山はあっという間に高くなり、その書類のポリュームにきっと圧倒されてしまうことでしょう。
書類が山積みになると、ろくなことにはなりません。まず大切な書類とどうでも良い書類がごちゃ混ぜになっているのですから、大切な書類を紛失してしまう恐れがあります。また書類がなんの秩序もなく積み上げられているのですから、見たい書類を探しあてるのに、大変な時間が掛かってしまいます。
時間ができたら片付けるといっても、起業家の皆さんに片付ける時間ができることはあるのでしょうか。事業が上手くいっても上手くいかなくても、常に忙しいのが小さな会社の社長の宿命です。片付ける時間ができることはないと最初から割り切って、日頃から書類を整理する習慣をつけておきましょう。
書類を作成したり受け取ったりしたら、

• その場で大切な書類
• 暫く保管する書類
• いらない書類

の3つに区分けをします。
大切な書類については、紛失しないよう、探しやすいよう、一定のルールに従ってファイリングをします。
暫く保管する書類については、3月末まで保管、6月末まで保管など、書類の保管期間を書いたファイルボックスをいくつか作成しておき、そのファイルボックスに書類の保管期間に応じて入れるようにします。
いらない書類については、ゴミ箱に捨ててしまいましょう。
書類の区分ができたところで、経理に関係する大切な書類のファイリング方法について、詳しく見ていくことにしましょう。