書類の整理と保存③

仕入先との取引方法には、代金の支払い時期からみると、商品引渡しと同時に代金を支払う「現金取引」と、商品引き渡しの後に支払うことを約束して行う「信用取引」があります。会社間では、現金問屋など特別な商売の形態を除くと、ほとんどが信用取引で行われています。
お金をもらわないで商品を渡してしまう信用取引は、信用取引の名のとおり、取引先との間の信頼関係があるからこそ成り立つ取引のやり方です。従ってどんなに大きな仕事をしていても、どんなに立派なオフィスを構えていても、仕入先などへ約束の期日に支払のできない会社は、信用できない会社であるとされ、商売に支障が生じてしまいます。
仕入先から送付された請求書を紛失するなどの理由により、支払ミスが起きないよう請求書を管理しましょう。送られてきた請求書は、すぐに「書類刺し」や「ファイルポックス」などの「未払い請求書置き場」に入れて、支払日まで大切に保管します。支払日が10日、月末のように複数ある場合は、支払日ごとに「未払い請求書置き場」を作成すると良いでしょう。
支払が済んだら、請求書は仕入先ごとに作成したファイルに綴じ込み保存します。普段あまり取引を行わない仕入先からの請求書は、その他の取引先用のファイルを作成し綴じ込むと良いでしょう。このような方法で請求書を整理し保存すると、支払ミスの心
配がありませんし、過去の仕人先との取引をチェックするときにも、サッとファイルを取り出すだけで目的の請求書をすぐに見つけることができます。