請求書・領収書発行の作成ルール
税務署から疑いをかけられないように、領収書や請求書を発行するポイントは、
- 控えを残す
- 連番を入れる
- 書き損じを捨てない
- 再発行する場合は明記する
の四点です。
税務署から疑いをかけられないため…という観点で説明をしてきましたが、これらのことは、請求書や領収書の発行を担当する社員の不正の芽を摘む、つまり内部牽制の観点からも大変重要です。それでは発行のポイントについてみていきましょう。
●POINT 1 控えを残す
領収書や請求書は得意先などに渡してしまうものです。控えを残しておかないと、どのような領収書や請求書を発行したのか、わからなくなってしまいます。市販の領収書や請求書を使用する場合は、複写式の控えが残せるものを選びましょう。Excelやwordで作成する場合は、控えも同時に印刷し、割印を押しておくようにしましょう。
●POINT 2 連番を入れる
領収書や請求書に「連番」（発行順に振る連続した番号）を入れることで、税務署の会社に対する信頼度はたいへん高くなります。発行する領収書や請求書と同じ番号を控えに振ると更に信頼度は高まります。「連番」を振るには、ナンバーリング機を使用します。
●POINT 3 書き損じを捨てない
複写式の控えが残せる領収書や請求書を使用する場合、書き損じた領収書や請求書は、控えにホチキスなどで止めて保存するようにしましょう。破棄したり、控えごと破り捨てたりしてはいけません。不正使用したと疑われてしまいます。
●POINT 4 再発行をする場合は明記する
領収書や請求書を再発行する場合には、最初に発行した領収書や請求書は得意先などから返してもらい、控えにホチキスなどで止めて保存します。再発行する領収書や請求書には 、「再発行」と控えには「〇年〇月〇日NO.xx=発行分の再発行、金額訂正のため」のように再発行の事情を記入しておきましょう。事情を書いておかないと、再発行の請求書や領収書が新たな売上や入金にかかるものであると疑われてしまいます。
改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により、保存する時の方法について定めた法律です。
令和3年度税制改正では、電子帳簿保存法の大幅見直しが行われました。
事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の見直し等の要件緩和が実施されるだけでなく、令和4年1月1日以後、電子取引は電子による保存が義務化となりました。これは、事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。
対応すべき範囲は想像以上に広く、早急な対策が必要です。
2023年（令和5年）12月31日までの２年間は、一定の要件下で引き続き電子取引を紙で保存することができるように経過措置を講ずるとのことです。
- 当該電子取引の取引情報を、電子帳簿保存法第7条が定める保存要件に従って保存をすることができなかったことについて、やむを得ない事情があると認められること
そして - 出力書面によって適切に保存していること（質問検査権に基づく書面の提示または提出の求めに応じられるようにしていること）
参考：起業したらまっさきに読む経理の本（笠原清明著）
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