どのような取引を帳簿に付けるのか理解できたら、具体的な取引をどのような帳簿に付けるのか、そしてどのように集計をして会社の経営状況や財政状況を明らかにするのかについて説明をします。
様々な専門用語はどれも会社を経営していく上で知っておく必要のあるものばかりです。経理を担当する方も、そして経営者の方もしっかりと押さえておきましょう。
STEP 1 補助簿を付ける
- 現金の出入り
- 預金通帳の出入り
- 得意先に請求する
- 仕入先からの請求
上記の4つのケースの動きは、まず簿記の専門用語で補助簿といわれる帳簿に取引が行われる都度、動きや残高を記帳し
- 現金の出入りを付ける帳簿を現金出納帳
- 預金の出入りを付ける帳簿を預金出納帳
- 得意先との取引を付ける帳簿を得意先元帳
- 仕入先との取引を付ける帳簿を仕入先元帳
といいます。
これらの帳簿は簿記の教科書では補助簿、つまりこれから説明をする仕訳伝票や総勘定元帳を補完する役割をもった帳簿であるとされていますが、経理の現場では現金や預金の動き、得意先や仕入先との取引を記録し一覧できる帳簿として大変重要視されています。補助簿は皆さんが子供の頃につけた 「お小遣い帳」のように一覧性があり、また直感的に理解しやすい帳票です。
STEP 2 仕訳伝票を付ける
次に補助簿に記帳された取引は、仕訳という形式に書き換えをします。
借方、貸方、勘定科目、また資産、負債、資本、収益、費用といった簿記の専門用語とともに理解する必要があります。
仕訳した取引は、仕訳伝票といわれる帳簿に記入します。仕訳伝票は、仕訳を記入するための帳票で振替伝票と呼ばれることもあります。また現金の出金取引にかかる仕訳を記入するための専用帳票を出金伝票、入金取引にかかる仕訳を記入するための専用帳票を入金伝票といいます。
STEP 3 総定元帳を付ける
仕訳伝票に記入した取引は、総勘定元帳に転記します。総勘定元帳は、勘定科目ごとに取引や残高をまとめた帳簿です。
補助簿は預金口座ごと、得意先ごと、仕入先ごとに作成しますが、総勘定元帳は、売上高、仕入高、現金、普通預金…… のように匿定科目ごとに作成をします。簿記の記帳の流れのなかで欠くことのできない帳簿であることから主要簿といわれています。
STEP 4 試算表を作成する
総匿定元帳で勘定科目ごとに集計された取引金額や残高は、試算表という集計表に転記します。この試算表は、会社で行われた取引を勘定科目ごとに取引金額や残高を一覧できる集計表で、会社の現況を確認したり、記帳に誤りがないか確認したりすることができる大変重要な集計表です。
試算表からは、貸借対照表、損益計算書を簡単に作成することができます。
貸借対照表は、資産や負債、資本の勘定科目の残高をまとめた集計表で会社の財政状況を一覧することができます。
損益計算書は、収益や費用の勘定科目の残高をまとめた集計表で会社の経営成績を一覧することができます。
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改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行
電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により、保存する時の方法について定めた法律です。
令和3年度税制改正では、電子帳簿保存法の大幅見直しが行われました。
事前申請の廃止やタイムスタンプ要件の見直し等の要件緩和が実施されるだけでなく、令和4年1月1日以後、電子取引は電子による保存が義務化となりました。これは、事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。
対応すべき範囲は想像以上に広く、早急な対策が必要です。
2023年（令和5年）12月31日までの２年間は、一定の要件下で引き続き電子取引を紙で保存することができるように経過措置を講ずるとのことです。
- 当該電子取引の取引情報を、電子帳簿保存法第7条が定める保存要件に従って保存をすることができなかったことについて、やむを得ない事情があると認められること
そして - 出力書面によって適切に保存していること（質問検査権に基づく書面の提示または提出の求めに応じられるようにしていること）
参考：起業したらまっさきに読む経理の本（笠原清明著）
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