「電子帳簿保存法」とは、税法で保存が義務づけられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律のことです。
この電子帳簿保存法は、2022年1月に大幅な変更がありました。主に「電子帳簿等保存義務」、「スキャナ保存」、「電子取引データ保存」の3つから成るので、それぞれ順番に内容を確認していきましょう。
- 電子帳簿等保存
「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを電子データのまま保存することを指します。これは義務ではなく、会社の判断で、紙での保存、またはデータでの保存を選択できます。 - スキャナ保存
「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。取引先などから受け取った紙の請求書や領収書などをスキャニングして保存することを指します。こちらも義務ではありませんので、紙保存のままでも問題ありません。 - 電子取引データ保存
「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。領収書や請求書をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、データのまま保存しなければなりません。ネット通販の領収書や、メールに添付された請求書などが該当します。これらについては、紙に出力して保存することが認められなくなりましたので注意が必要です。ただし、2023年12月末までは紙での保存も可能です。
帳簿や書類を電子データで保存すると、書類の保存スペースが減るため、生産性向上をはかる上でとても有益といえるでしょう。しかし、電子データの保存には気をつけなければならない点があります。それは「改ざん」です。そのため、改ざん防止などの対策として、データの保存には次のような要件を満たす必要があります。
- システム概要に関する書類の備え付けを行う
- 見読可能装置の備え付けを行う
- 検索機能の確保をする
- データの真実性を担保する措置をとる
1は、会計ソフトなどのマニュアルを保管することで解決します。
2は、データを確認するためのやソフトを管理しておくことで要件を満たします。
3は、保存するデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの条件によって検索できる状態にしておく必要があります。
4は、次のいずれかの対応が必要になります。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- データに速やかにタイムスタンプを押す
- データの訂正や削除が記録される、または禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
- 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備、運用する
電子データを安全に保存するために、さまざまな対応をしていきましょう。
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インボイス制度（適格請求書等保存方式）2023年10月1日開始
令和5年（2023年）10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度が開始されます。適格請求書（インボイス）を発行できるのは、「適格請求書発行事業者」に限られ、この「適格請求書発行事業者」になるためには、登録申請書を提出し、登録を受ける必要があります。
- 適格請求書（インボイス）とは
売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。
具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータをいいます。 - インボイス制度とは
＜売手側＞売手である登録事業者は、買手である取引相手（課税事業者）から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません（また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります）。＜買手側＞買手は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手（売手）である登録事業者から交付を受けたインボイス（※）の保存等が必要となります。※買手は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項（インボイスに記載が必要な事項）が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することで、仕入税額控除の適用を受けることもできます。
■参考書籍■
【新版】本当使える節税の本（社長、そんな節税ではあとがコワイです！）
冨田健太郎/葛西安寿 箸
株式会社自由国民社 発行
お問合せ・ご相談はこちらからどうぞ
045-869-0337
営業時間 : 9:30〜18:00《土日祝休日》
吾輩は猫である。名前はまだない。どこで生れたか頓と見当がつかぬ。何でも薄暗いじめじめした所でニャーニャー泣いていた事だけは記憶している。